Cómo aplicar el concepto de "Conciencia Financiera" en oficinas médicas

Ya que estamos en el periodo contributivo, es pertinente hechar un vistazo a las finanzas  dentro de las oficinas y sobre todo, tener un plan estratégico para accionar hacia las metas propuestas.

Algo que he observado es que el concepto de "conciencia financiera" no está anclado en los empleados de muchas organizaciones.  Creo que esto puede ir más como parte de la formación individual, pero sin duda impacta las finanzas de las oficinas médicas, especialmente las pequeñas prácticas.

A continuación te menciono varias situaciones que lastiman  las finanzas a corto y a mediano plazo.  Estas son:

1. Poca eficiencia de la empleomanía-  Es necesario tener supervisión a los empleados y asegurarse que se está cumpliendo con cada proceso desde la recepción hasta la salida del paciente. 
2. Verificar la elegibilidad del paciente- Esto incluye la tarjeta de identificación, plan médico, verificación de beneficios disponibles, vigencia de autorizaciones, pagos pendientes de los pacientes, entre otros.
3. Control de inventario-  Tener mucho material o equipo no garantiza eficiencia.  En el caso de medicamentos, hay que comprar lo que se va a utilizar en la oficina sin que en medicamento vaya a expirar.  Equipos como impresoras de tinta (inkjet) pueden secarse por falta de uso.  Materiales como papel, deben almacenarse en lugares apropiados, lejos de tuberías y humedad.
4. Impresión de papel innecesario-  Estamos en la era del 'paperless".  No es que no se imprima lo que sea necesario, pero el evitar imprimir,  reduce costos de materiales y promueve la conservación del ambiente.
5. Control de utilidades- La electricidad y el agua son las dos utilidades que todos necesitamos para trabajar pero que lamentablemente, menos se tiene conciencia.  Luces prendidas sin que se utilicen, llaves de agua con goteras o filtraciones son también, una pluma abierta para la pérdida de dinero en las oficinas médicas.

¿Que se puede hacer para crear esta conciencia financiera en nuestras oficinas?

1. EDUCAR- Cuando el empleado conoce el costo de cada utilidad, material o equipo, puede comprender de forma empática la importancia de ser proactivos en esta situación.
2. Promover evidenciar los procesos-  Muchos empleados desconocen que los sistemas de facturación retienen en sus memorias cuando fue que hicieron la elegibilidad más reciente y que las plataformas electrónicas de las aseguradoras mantienen por algún tiempo las gestiones que se trabajan allí.
3. Comprar el inventario que es justo y necesario- hacer un estimado y calcular el volumen o cantidad de medicamentos, equipos y materiales que se van a utilizar en la oficina.  Es mejor el ahorro de dinero que el "crédito" que den por la devolución.
4. Moverse al "paperless"- Mientras más papel compres y esté a la vista, menos sentimiento de conservación se tiene porque creemos que está allí para utilizarse.
5. Instala equipos eficientes-  desde cámaras de seguridad (donde esté permitido), interruptores inteligentes, revisión de tuberías para que ninguna de las utilidades esté perdiéndose.

Sabemos que hay muchos retos financieros pero la única manera de enfrentarlos es tomando acción sobre ellos, sobre todo, en los que podemos controlar. Reúne a tu equipo de trabajo y dialoga sobre estas preocupaciones.  Recuerda que la conciencia financiera requiere educación para el cambio en la mentalidad.

Deseándo el mayor de los éxitos,

Ángeles D. Rivera González- MBA, CPC, PMB-A